Voor veel werkgevers en werknemers is de reiskostenvergoeding een essentieel onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Of je nu een werkgever bent die zijn beleid wil optimaliseren of een werknemer die benieuwd is naar de financiële impact, het is belangrijk om te weten wat er in 2024 verandert. In deze blog zetten we alle feiten, wijzigingen en tips op een rij.
Wat is de reiskostenvergoeding?
De reiskostenvergoeding is een tegemoetkoming die werkgevers aan werknemers bieden om de kosten van woon-werkverkeer te dekken. Denk hierbij aan kosten voor:
- Openbaar vervoer (trein, bus, tram, metro).
- Gebruik van eigen vervoer (auto, fiets, scooter).
Sinds januari 2023 is het belastingvrije maximumbedrag per kilometer verhoogd van € 0,19 naar € 0,21. In 2024 is dit verder verhoogd naar € 0,23 per kilometer. Deze verhoging is ingevoerd om werknemers te compenseren voor de stijgende kosten van brandstof en levensonderhoud.
Voor wie geldt de reiskostenvergoeding?
Een reiskostenvergoeding is niet wettelijk verplicht, tenzij dit in de cao of arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Veel werkgevers bieden echter vrijwillig een vergoeding aan om werknemers financieel te ondersteunen en aantrekkelijk te blijven in een concurrerende arbeidsmarkt.
Wat verandert er in 2024?
De belangrijkste wijziging is de verhoging van het belastingvrije maximumbedrag per kilometer naar € 0,23. Daarnaast zijn er trends en ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het gebruik en de toepassing van reiskostenvergoedingen:
Hybride werken: Steeds meer werknemers werken deels vanuit huis. Dit betekent dat werkgevers zorgvuldig moeten omgaan met het combineren van thuiswerkvergoedingen en reiskostenvergoedingen. Voor een werkdag geldt namelijk óf een reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding.
Duurzaamheid in mobiliteit: Er komt steeds meer aandacht voor duurzame mobiliteitsoplossingen. Denk aan het stimuleren van fietsgebruik door een fietsvergoeding of het aanbieden van een mobiliteitsbudget.
Flexibele vergoedingssystemen: Met de komst van digitale tools wordt het makkelijker om reiskostenvergoedingen flexibel en accuraat te berekenen. Dit is vooral handig voor werknemers met onregelmatige reisschema's.
Hoe kun je als werkgever inspelen op de veranderingen?
Als werkgever kun je verschillende stappen ondernemen om je beleid up-to-date te houden:
1. Herzie je huidige beleid: Controleer of je huidige reiskostenregeling aansluit bij de fiscale veranderingen. Als je nog € 0,21 per kilometer vergoedt, is het een goed moment om dit aan te passen naar € 0,23.
2. Communiceer duidelijk: Zorg dat werknemers weten wat er verandert en wat dit voor hen betekent. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor vertrouwen.
3. Stimuleer duurzaamheid: Overweeg om naast de standaard reiskostenvergoeding ook andere mogelijkheden te bieden, zoals:
- Een hogere vergoeding voor fietsgebruik.
- Subsidies voor elektrische voertuigen.
- Een mobiliteitsbudget waarmee werknemers zelf kunnen kiezen hoe ze reizen.
De rol van salarisadministrateurs bij reiskostenvergoedingen
Binnen de salarisadministratie is het essentieel om reiskostenvergoedingen correct te verwerken. Dit betekent niet alleen het berekenen en toekennen van de juiste bedragen, maar ook het bijhouden van wijzigingen in fiscale wetgeving, zoals de verhoging naar € 0,23 per kilometer. Bovendien moeten zij zorgen dat de vergoeding apart wordt vermeld op de loonstrook en dat deze belastingvrij blijft zolang de wettelijke grenzen niet worden overschreden.
Door gebruik te maken van moderne salarisadministratiesoftware kunnen werkgevers eenvoudig voldoen aan deze eisen. Deze systemen maken het mogelijk om automatisch onderscheid te maken tussen reiskosten- en thuiswerkvergoedingen, en zorgen voor een foutloze verwerking in de loonadministratie.
Praktische tips voor salarisadministrateurs
Het bijhouden en verwerken van reiskostenvergoedingen vraagt om nauwkeurigheid. Hier zijn enkele tips:
Automatiseer de administratie: Gebruik software waarmee je de reiskostenvergoeding eenvoudig kunt berekenen en verwerken.
Houd hybride werken bij: Zorg dat je onderscheid kunt maken tussen thuiswerkdagen en kantoordagen, zodat je dubbele vergoedingen voorkomt.
Check de cao: Als je organisatie onder een cao valt, controleer dan of er specifieke afspraken zijn over reiskostenvergoedingen.
Hoe zit het met reizen buiten woon-werkverkeer?
Naast de standaard woon-werkverkeer kunnen er ook vergoedingen gelden voor zakelijke reizen. Denk aan reizen naar klanten, trainingen of evenementen. Deze zijn eveneens belastingvrij te vergoeden, mits je je aan de fiscale regels houdt.
Wat betekent dit voor werknemers?
Voor werknemers betekent de verhoging van het maximumbedrag naar € 0,23 dat je netto meer overhoudt van je reiskostenvergoeding. Stel dat je 20 kilometer enkele reis naar je werk aflegt, dan levert deze verhoging je bij een werkweek van vijf dagen ongeveer € 104 extra per jaar op.
Conclusie
De reiskostenvergoeding blijft een belangrijk onderdeel van het arbeidsvoorwaardenpakket. Met de verhoging van het belastingvrije maximumbedrag naar € 0,23 per kilometer in 2024, is dit hét moment om je beleid opnieuw te evalueren. Door duidelijke afspraken te maken en in te spelen op trends zoals duurzaamheid en hybride werken, zorg je voor een toekomstbestendig mobiliteitsbeleid.
